仕事の分類

• アポイントメント
  時間が決まっている仕事
• タスク
  自分で決める仕事
• 予定外の仕事

解決に

• 予定外の仕事が起こることを前提 1時間30余裕を残す
• 短時間で終わる仕事はその場でやる
• 長期間にかかる仕事は複数のタスクに分解する
• タスクは長くても２時間
• メールはすぐに返信
• 後にまわすものはならタスクにする

複数プロジェクトの週毎のシートを作る

• 所要時間を書く タスク
• 難しいなら前後にずらす

効能

迷わない　忘れない　先延ばしにしない

 

見る 書く 分解する

アポイントは複数、柔軟、終了時刻も決める

タスクはいつやるか
当日の状況によってタスクを調整する

 

部下のマネジメント

 

• 挽回できそうなうちは報告したがらない心理がある
• 上司は確認するのを敬遠してしまう
  ⇒逆ホウレンソウ
• その仕事をいつ始めるか
  ⇒・いつ頃はじめれるのか確認
  ・期限はいつまでか確認、本人に期限を決めさせる。

  　　タイムカプセル方式

  ・スタートが部下に確認する

  ・期限の二日前、リカバリできる時期に確認する
  念を押す。

忘れていられる
部下に負担にならない

タイムマネジメントが下手な部下なタイプ

• 期限を守る意識そのものが低いタイプ
  ⇒小さな仕事でもきちんと期限を守ることを繰り返し指導
  ・期限前にばたばたするタイプ
  ⇒
  ・いつ頃はじめれるのか確認
  ・期限はいつまでか確認、本人に期限を決めさせる。１つの仕事を複数のタスクに分解して見積もりさせる。
• 　仕事を抱え込みすぎてしまうタイプ

⇒
・書き留める習慣を持たせる
やるべき仕事
見送るべき仕事
人に振る仕事
を見極める。
・仕事を抱え込みすぎている人の仕事を他の人に振る
・仕事をカットする
凍結させる。

・相談されたらすぐ確認する
⇒5分間で済むならすぐ対応する
自分の意思決定で部下を無駄に待たせない、残業させない

 

会議

・会議の前に資料を配布する
・会議は定刻に始める。待たない
・ホワイトボードに終了時刻に緒わっらセル
・決めることをホワイトボードに書いておく
・資料を朗読しない

何を・誰が、いつまでにを決めて記録し配布する。

・議題が長すぎないか、連絡だけならメールで対応できないか検討

 

無駄な残業

• つきあい残業
  ⇒
  たまには上司が率先して定時で帰る
  部下が残業した時にねぎらうのはいいが、褒めない
• なりゆき残業
  仕事をいつからやるか決める
  人に振る仕事はできるだけ早く決める
  自分の仕事量をつかむ
• 残業から本気
  集中するための時間帯を設ける
  仕事に区切りがつくまでメールを見ない
  会議は短時間で